Dentre os vários tipos de processos de orçamento existentes, vamos deixar uma breve descrição de alguns deles. Descrevemos ainda como é possível implementar no MIP Cerberus cada um dos modelos.
Modelo Incremental
Além de ser o mais utilizado pelas empresas como porta de entrada é o modelo que recomendamos ao implementar o MIP Cerberus em empresas sem uma cultura de orçamento. Esse modelo constitui basicamente em utilizar os valores Realizados do ano anterior, aplicando índices de correção e ou utilizando um índice de crescimento. A vantagem principal, na nossa experiência, é a baixa curva para a familiarização no processo/sistema pelas equipes envolvidas, não prendendo os Gestores no processo orçamentário por muito tempo. Porém dentre as desvantagens nesse modelo, é importante citar aqui duas delas: a perpetuação dos gastos – lembre-se que estamos utilizando os valores Realizados do ano anterior; o pouco envolvimento das equipe na elaboração do Orçamento – mais uma vez, estamos utilizando dados prontos do ano anterior.
Como implementar o Modelo no MIP Cerberus?
O primeiro passo é a coleta dos valores Realizados pela equipe de Contabilidade/Controladoria junto à TI da Empresa – normalmente extraídas do sistema de ERP (Gestão). Logo após esses dados são tratados, ou seja, tem seus índices de reajustes aplicados conforme a situação atual. Em seguida os dados são importados como Previsão no MIP Ceberus e a partir daí seguem o Fluxo orçamentário do sistema.
Modelo Base Zero
Como o nome entrega é basicamente construir o orçamento (*quase) totalmente do zero. Claro que os dados históricos não são simplesmente ignorados ou descartados. São eles que darão um caminho para que o processo seja construído, porém com mais atenção. Nesse modelo, normalmente, os pacotes de contas (com o uso dos dados históricos) são analisadas pelas áreas (gestores) dentro dos objetivos e metas que a Empresa montou. A maior atenção necessária pelos Gestores das áreas gera uma assertividade maior em relação ao Modelo Incremental, e é recomendado nas implantações do MIP Cerberus como o segundo modelo a ser seguido, no ano seguinte à implantação – quando a empresa já está madura na filosofia orçamentária. Poderíamos dizer que a maior desvantagem desse Modelo é o maior envolvimento das áreas, tomando mais tempo no processo/sistema, porém a ideia é realmente essa – maior envolvimento das áreas.
Como implementar o Modelo no MIP Cerberus?
O processo começa no cliente, onde a Empresa deve ter muito claro os objetivos e metas orçamentárias desejadas. Segue pela obtenção dos dados históricos para iniciar a análise pelas áreas envolvidas e depois dos dados tratados é feita a importação como Previsão no MIP Cerberus.
Modelo Estático
Também utilizado por muitas Empresas, é baseado fortemente nas premissas estratégicas resultantes de reuniões de conselhos e análises da presidência/diretoria. Normalmente elaborado para o ano seguinte e não é alterado durante a execução. Tem duas (três, na verdade) formas de implementação, a Top-down e a Bottom-up, que podem ser combinadas gerando uma forma mista. A forma Top-down (de cima para baixo) basicamente consiste no orçamento (não apenas as premissas, mas os valores conta a conta) ser construído por uma pequena equipe e aplicado até o ponto mais baixo na hierarquia, que fica responsável pela execução. A forma Bottom-up (de baixo para cima) agrega o ponto mais baixo na hierarquia como dono das contas e atribui a ele a construção do orçamento da Unidade de Negócio (Centro de Custo, Filial, Matriz,…). A união de todos esses orçamentos compõe o orçamento geral da Empresa.
Uma forma, já utilizada em implantação do MIP Cerberus, é mesclar os dois. Inicia na equipe de orçamento (Top-down) que sugere alguns valores direto na Unidade de Negócio, onde é revisado e concluído na ponta (Bottom-up). O resultado é a participação efetiva de todas as Unidades orçamentárias além de desburocratizar. Essa forma busca acabar com os desejos do conselho da Empresa, por vezes, impraticáveis de serem executados na Operação.
Como implementar o Modelo no MIP Cerberus?
No modelo Top-down a equipe de orçamento pode importar todos os dados como Previsão e em seguida disponibiliza para as pontas a execução (valores já calculados). No Bottom-up a equipe de orçamento apenas prepara as Visões de Contas para os diversos Tipos de Unidade de Negócio, e as pontas entram os valores do orçamento no sistema. Ao finalizar os cálculos, o período é Fechado para qualquer entrada de dados ou alteração na Versão (Cenário).
Modelo Flexível
No Modelo de Orçamento Flexível, diferente do Modelo Estático que considera os valores com base em estimativa, a empresa tem a liberdade de adaptar o orçamento para mudanças rápidas de cenário. Neste modelo os custos são flexíveis, enquanto as despesas permanecem no Modelo Estático. Essa flexibilização pode ocorrer em qualquer momento da execução do orçamento, mensalmente, semestralmente ou quando eventos adversos ocorrerem (crises, ou mudanças de estratégia, por exemplo).
Como implementar o Modelo no MIP Cerberus?
Ao contrário de como termina o Modelo Estático, se mantém o Período aberto para alteração da Versão ou permanece fechado até que o Gestor necessite alterar o Cenário do orçamento.
Modelo Matricial
No Modelo Matricial são criados pacotes de contas de gastos, por semelhança de características ou por definição da equipe de orçamento. As receitas permanecem na responsabilidade das Unidades de Negócio, porém os Pacotes tem seus respectivos donos. O dono do Pacote tem a responsabilidade de controlar os gastos em todos os níveis da Empresa enquanto as Unidades seguem vendo seu DRE completo, porém sem controle nas contas que constituem Pacotes e não deixando de criticar seu desempenho – ou seja, sempre há duas pessoas acompanhando as contas. Pelo fato do dono do Pacote ter uma visão do desempenho de uma conta nas diversas Unidades de Negócio da Empresa, dá à ele um poder maior de análise, assim como de negociação.
Como implementar o Modelo no MIP Cerberus?
No MIP Cerberus a equipe de orçamento monta os Pacotes de Contas no momento inicial do Orçamento, e então parametriza os vínculos entre Usuários (donos) e Pacotes. Assim que os Pacotes são criados, são abertas dinamicamente as entradas de valores de Previsão conforme o perfil de acesso do usuário (imagem abaixo). Após a entrada de valores nos Pacotes segue o Fluxo orçamentário do sistema.
Modelo de análise Forecast
No Forecast, o o processo de confecção do orçamento pode seguir qualquer um dos modelos anteriores, porém a análise é feita utilizando os meses que já tem valores Realizados e então complementa-se o período com os meses com Orçado. Dessa forma é possível ter uma visão mais clara da tendência do resultado.
Como implementar o Modelo de análise no MIP Cerberus?
No MIP Cerberus utilizamos o relatório analítico “Projeção” para a análise de Forecast:
